Dürfen wir Sie beraten?
Norbert Kytka
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»Die größte Schwierigkeit der Welt besteht nicht darin, Leute zu bewegen, neue Ideen anzunehmen, sondern alte zu vergessen.« (John Maynard Keynes)
Was wäre eigentlich, wenn Windows noch so aussehen würde wie 1998? Wolken gab es damals schon im Hintergrund der wehenden Windows-Flagge, auch wenn wir gefühlt noch weit weg waren vom Thema Cloud-Software.
Wir Berater sind auch nur Menschen und es wäre gelogen zu behaupten, dass wir uns nicht manchmal ein bisschen Stillstand und Innehalten in der guten alten Welt wünschen. Dennoch sind gerade dieser Wandel und die stetige Neuerung und Anpassung an neue Gegebenheiten doch das, was uns antreibt.
Und genau so einen neuen Antreiber bekommen wir nun: SuccessFactors erhält einen neuen Look, eine neue Startseite.
Was steckt dahinter?
Mit dem H1/2022 Update wird die „Latest Homepage“ von SuccessFactors automatisch für alle Kunden, die noch nicht selbstständig upgedatet haben, aktiviert. Das Update kann aber auch jetzt bereits über das Upgrade Center durchgeführt werden.
Die neue Homepage bedient sich der folgenden Grundsätze:
Was kann die neue Homepage?
Sie alle kennen das, man fängt mit ein paar Kacheln an und je mehr Themen und Prozesse im System stattfinden, desto unübersichtlicher wird das Ganze. Jetzt haben wir die Chance die „alten Zöpfe“ abzuschneiden und noch einmal neu zu starten. Wie bei einem Umzug in eine neue Wohnung, in der noch alles leer ist, können wir überlegen, wo wir Ihre Möbel hinstellen und in welche Schränke wir die Gläser und Teller packen und es uns richtig gemütlich machen.
Im Folgenden möchte ich Ihnen die einzelnen Bestandteile der neuen Startseite kurz erklären.
Die Startseite besteht aus den Bereichen:
Das Bannerbild definiert den Look Ihrer neuen Startseite und gibt Ihrem System eine persönliche Note.
Direkt auf das Bannerbild folgt der Bereich „Quick Actions“:
Wie der Name schon so schön sagt, können Sie hier schnell und mit wenigen Klicks auf die wichtigsten Funktionen zugreifen. Zum Beispiel können Sie Workflows einfach an einen Kollegen delegieren oder sich Feedback von Kollegen einholen, ohne hierfür die Startseite verlassen zu müssen.
Welche Quick Actions verfügbar sein sollen, können Sie in der Administration festlegen. Welche Quick Actions tatsächlich für den Mitarbeitenden auswählbar sind, passt sich dynamisch seiner Rolle an.
Auf den Bereich „Quick Actions“ folgt eines unserer neuen Lieblings-Features: Genehmigungenauf der neuen Startseite. Hier werden beispielsweise Workflows oder Schulungsgenehmigungen angezeigt, die auch direkt (mit zwei Klicks) genehmigt oder abgelehnt werden können.
Nach den Genehmigungen gibt es auch die Möglichkeit, Umfragen auf der Startseite anzeigen zu lassen. Hier können Sie einfach Ihre Mitarbeiterbefragungen für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung stellen. Das ist sicher insbesondere für alle Qualtrics-Kunden eine tolle Möglichkeit die Umfragen bestmöglich zu platzieren. Aber auch wenn Sie ein anderes Umfrage-Tool nutzen, können Sie die Befragungen hier einfach über einen Link auf die entsprechende Seite einbinden. Insbesondere in dieser Zeit, in der Kontakte eher vermieden als gesucht werden, sind die Umfragen eine gute Möglichkeit dennoch ein Stimmungsbild von den Mitarbeitern einzuholen.
Im vierten Abschnitt wird es noch ein bisschen dynamischer. Dieser Bereich besteht aus den sogenannten „Karten“ und trägt die Überschrift „Heute für Sie“.Was sich dahinter verbirgt sind im Grunde alle To-Dos, die keine Genehmigung sind, wie beispielsweise Ziele, die sich dem Fälligkeitsdatum annähern und noch nicht abgeschlossen wurden, der Status einer internen Bewerbung oder auch Geburtstagserinnerungen für Führungskräfte. Die Karten können sich in Größe und Form unterscheiden und können auch zu Stapeln zusammengefasst sein. Somit werden z. B. bald fällige Ziele nicht einzeln nebeneinander aufgelistet, sondern für die bessere Übersichtlichkeit als Stapel zusammengefasst und können bei Bedarf erweitert werden.
Darüber hinaus gibt es noch einen sehr flexiblen fünften Bereich, der nur aus kundenspezifischen Karten besteht. Diese können flexibel eingesetzt werden, um zum Beispiel Unternehmensinformationen mit den Mitarbeitenden zu teilen oder einfach Inhalte aus dem Internet/Intranet oder auch Videos zu platzieren.
Fragen über Fragen…
Das klingt ja alles richtig gut, was die neue Homepage so kann. Aber wie können wir diese Neuerung nun am besten für unser Unternehmen nutzen?
Ich möchte Ihnen in diesem Abschnitt ein paar Tipps und Tricks von unserer Seite mitgeben sowie Antworten auf die Fragen, die wir uns gestellt haben.
Können Fiori-Apps weiterhin eingebunden werden?
Wir sehen hier zwei richtig gute Möglichkeiten. Zum einen kann man jetzt sehr einfach Favoritenlinks hinterlegen, um schnell an Orte innerhalb und außerhalb von SuccessFactors zu kommen. Der Absprung erfolgt dann über die Quick Action „Favoriten“.
Eine zweite Möglichkeit ist die Nutzung der kundenspezifischen Karten. Hier kann man z. B. verschiedene Apps thematisch gruppieren und somit einen Absprung zu den Fiori-Apps ermöglichen., wie in unserem Beispiel Abwesenheiten:
Klickt man dann auf das Icon oder den Text, wird man zur entsprechenden App weitergeleitet.
Warum die Gruppierungen und nicht einzelne Kacheln bzw. Karten wie früher? Grundsätzlich wäre das denkbar. Allerdings widerspricht das der Logik der neuen Startseite, die eher dem Grundsatz „weniger ist mehr“ folgt. Es können pro User 12 (zukünftig 16) kundenspezifische Karten angezeigt werden. Wenn wir diese Karten eher als Gruppierungen ansehen, schaffen wir es, alles Notwendige auf der Startseite anzuzeigen und sie dennoch nicht zu überfrachten.
Gibt es noch Dashboards?
Sie nutzen sicher auch Dashboards auf der Startseite, um z. B. zu sehen, in welchem Status die aktuellen Bewerbungen sind oder um zu prüfen, ob die Zielvereinbarungen abgeschlossen sind. Gibt es diese Dashboards nun nicht mehr?
Zum aktuellen Zeitpunkt gibt es keine Dashboards auf der neuen Startseite. Aber es ist auch bereits bekannt, dass die Dashboards in anderer Form zurückkommen. Das heißt, dass die Dashboards dann über die Quick Actions aufgerufen bzw. angezeigt werden können. Das soll nach aktuellem Stand mit dem neuen Release umgesetzt werden.
Eine andere Möglichkeit, die es aktuell auch schon gibt, ist die relevanten „Dashboard-Kacheln“ zu thematisch passenden Dashboards zusammenzufassen und über das Report Center aufzurufen.
Gibt es auch Änderungen in der mobilen Ansicht der App?
Ja die gibt es, auch die Startseite der App wurde angepasst und sieht richtig gut aus. Auch hier hat man die Möglichkeit, ein eigenes Bannerbild einzufügen und Quick Actions zu nutzen. So kann man beispielsweise, wenn es mal schnell gehen muss, von unterwegs Workflows genehmigen oder nach einer erfolgreichen Präsentation Feedback an seine Kollegen verteilen oder einholen.
Wie sieht es mit dem Onboarding aus?
Auch das Onboarding 2.0 ist von der Umstellung betroffen. Die neue Homepage gilt neben den internen Mitarbeitern auch für externe Onboardees. Für Onboarding gibt es zudem eigene neue Karten für die Startseite:
In der „Helfen Sie uns, etwas über Sie zu erfahren“ befinden sich nun alle Aufgaben, die der neue Mitarbeiter erledigen muss auf einen Blick – ein riesiger Vorteil gegenüber der alten Startseite.
Alle weiteren Informationen sind über den Onboarding-Leitfaden einzusehen.
Auch für HR und Führungskräfte gibt es eine wichtige Änderung. Das Onboarding-Dashboard zieht von der Startseiten-Kachel in die Navigationsleiste um und ist hierüber nun genauso zu erreichen wie alle anderen Module.
Was ist jetzt zu tun?
Grundsätzlich können Sie das Update „Latest Homepage“ bereits in Ihrem Testsystem durchführen. Probieren Sie ruhig die neuen Funktionen aus und lernen Sie die neue Startseite kennen. Im Admin-Bereich können Sie unter „Startseite verwalten“ das Bannerbild, die Quick Actions oder auch die kundenspezifischen Karten verwalten.
Wir wissen auch, dass das Schwerste am Umzug das Loslassen der gewohnten Umgebung ist. Aber wir unterstützen Sie sehr gerne bei all Ihren Fragen und dabei, Ihre alte Startseite aufzuräumen sowie alles für den Umzug auf die neue Startseite vorzubereiten. Und seien wir ganz ehrlich, eigentlich sind wir ganz froh, dass wir nicht mehr mit Windows 98 arbeiten müssen.
Haben Sie Fragen zu diesem Thema? Dann kontaktieren Sie mich gerne.
Corinna Westhäuser | Senior Consultant - HR | Corinna.Westhaeuser@team-con.de
