Dürfen wir Sie beraten?
Norbert Kytka
KontaktBeschaffung
Wie sich die Zukunft im Einkauf und in der Beschaffung wandelt
Als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Partnern entlang der Wertschöpfungskette fällt dem Einkauf eine Schlüsselposition im Unternehmen zu. Es verändert sich jedoch gerade die Art und Weise, wie Lieferanten gesucht und Bestellungen ausgelöst werden. Bislang sind viele Prozesse manuell und papierbezogen. Potenzielle Lieferanten wurden bislang oft im Internet oder im Branchenbuch recherchiert, Bestellungen per E-Mail versendet und aktuelle Lieferdaten von den Einkäufern per Hand im System eingetragen. Doch das ändert sich dank der Digitalisierung: Schon heute - und in Zukunft weiter zunehmend - werden Zulieferer zum großen Teil über digitale Marktplätze gefunden, integrierte Angebotsanalysen ermitteln die aktuellen Konditionen und hinterlegte Kennzahlen und Bewertungen geben Auskunft darüber, wie zuverlässig Lieferanten arbeiten.
Jetzt werden die Weichen gestellt für eine Beschaffung 4.0. Im Intelligent Enterprise sind der operative Einkauf und die dazu gehörigen Prozesse im System nahezu komplett digitalisiert. Neben seinen klassischen Aufgaben wie der Lieferantenauswahl und dem Beschaffen von Gütern hat der strategische Einkauf die Funktion, auch alle anderen Prozesse rund um die Beschaffung zu steuern und zu überwachen.
Externe Ausgaben sind in den meisten Unternehmen ein großer Kostenblock und die Erwartungen an den Einkauf, Einsparungen zu erzielen, sind hoch. Gemessen wird der Erfolg des Einkaufs oft auch am Wertbeitrag, also den Einsparungen, die in Zahlen nachweislich zum Gesamtunternehmensergebnis beitragen. Zugleich zählt, welche Kosten vermieden werden konnten (Cost Avoidance). Dafür braucht es Transparenz hinsichtlich der Daten und Transparenz über alle Prozesse.
Fehlende Transparenz in zu langen Beschaffungsprozessen, schwierige Rückverfolgbarkeit von Chargen oder Materialien und fehlende Liquidität – erkennen Sie Ihr Unternehmen darin wieder? Dabei wollen Sie doch nur eins: Die richtigen Produkte von den richtigen Lieferanten zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort haben. Wir schaffen die Voraussetzungen dafür. Dazu implementieren wir keine Standardsoftware. Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen die richtige Lösungsstrategie. Wir kümmern uns nicht nur um die Umsetzung. Wir schaffen den Mehrwert mit Prozessdenken und Branchen-Know-how.
Außer Acht gelassen darf dabei nicht, dass Einkäufer-Lieferanten-Beziehungen oft vom persönlichen Kontakt leben. Auch wenn standardisierte Prozesse immer öfter digital ablaufen und der Kontakt loser wird, so ist es doch sinnvoll, eine vertrauensvolle Lieferantenbeziehung zu pflegen, wenn es zum Beispiel um komplexe Produkte geht, die eine intensive technische Zusammenarbeit erfordern. Die Digitalisierung im Einkaufsprozess trägt dazu bei, den nötigen Spielraum für die strategische Lieferantenpflege zu schaffen, weil sie die Einkäufer von Routinetätigkeiten entlastet.
Die Suche nach geeigneten Lieferanten, das Verhandeln von Preisen und Konditionen, der Vertragsabschluss und letztlich das Bezahlen der gekauften Waren und Dienstleistungen stellen im Wesentlichen den Einkaufsprozess dar. Moderne Technologien und integrierte Lösungen unterstützen die Einkäufer bei allen Einzelschritten entlang des Gesamtprozesses.
Die Digitalisierung und Automatisierung des Source-to-Pay-Prozesses bietet viele Vorteile: Effiziente, papierlose Abläufe sparen Kosten und ermöglichen einen Überblick über den gesamten Lebenszyklus eines Vorganges.
Einzelne Vorgänge sind im Source-to-Pay-Prozess vereint und für die involvierten Abteilungen und Mitarbeiter schneller zugänglich und transparent. Kürzere Durchlaufzeiten, eine verbesserte Kontrolle durch Einkaufsbudgets oder auch Ausgabegrenzen vereinfachen zum Beispiel die tägliche Arbeit.
Automatische Genehmigungen sparen Zeit und sorgen für die notwendige Flexibilität und Schnelligkeit, um im Wettbewerb bestehen zu können. Zugleich stellen digitalisierte Workflows und Freigabeverfahren sicher, dass alle Regeln und Vorgaben eingehalten werden und ihre Einhaltung dokumentiert ist. Im Hinblick auf die strategische Ausrichtung eines Unternehmens bietet der Source-to-Pay-Prozess viele Optimierungspotenziale und deckt Schwachstellen innerhalb der Organisation auf. Echtzeitdaten liefern mit SAP S/4 HANA Sourcing & Procurement wichtige Erkenntnisse für fundierte Entscheidungen.
Vorteile:
Oft werden Bestellungen bei Zulieferern ausgelöst, die zwar solide Preise anbieten, aber eine schlechte Liefermoral haben. Um weg von Entscheidungen zu kommen, die auf reinem Bauchgefühl basieren, gibt es die LIEFERANTENBEWERTUNG der T.CON. Mit ihr werden die Leistungen des Lieferanten in Sachen Zuverlässigkeit, Termintreue und Qualität objektiv dargestellt. Alle für den Kunden wichtigen Kriterien können einbezogen werden.
Ziel ist, die Zulieferprozesse zu optimieren und Schwachstellen zur Vermeidung von Fehlern sofort zu erkennen.
Vorteile:
Das papierlose Büro ist noch nicht in allen Unternehmen angekommen. E-Mail, Telefon und gedruckte Bestellungen sind im Ergebnis oft fehleranfällig und der vor- und nachgelagerte Prozess ist langwierig. Das SAP Digital Supplier Network ist das Lieferantenportal für Unternehmen, um sie mit dem SAP Ariba Netzwerk zu verbinden. Die digitalisierte Kommunikation mit Lieferanten über das digitale Belegswesen reduziert administrative Aufgaben in der Einkaufsabteilung und die damit einhergehenden operativen Kosten. Die Zahl der doppelten Rechnungen und verspäteten Zahlungen sinkt. Das bedeutet weniger Aufwand für den Einkauf, aber auch für die Rechnungsabteilung.
Das digitale Belegswesen bietet viele Vorteile:
Analoge Beschaffungsprozesse sind zeitintensiv und enden mit zunehmender Komplexität oft im wilden Einkauf. Im operativen Einkauf und auch in der Beschaffung von indirektem Material werden oft Angebote von Zulieferern gewälzt, die an verschiedenen Orten abgelegt sind. Das kostet Zeit und Geld. Mit einer E-Procurement-Software geht es einfacher: Einkäufer können Bedarfsmeldungen generieren, Produktkataloge lassen sich über Schnittstellen anbinden und können dann eingesehen und durchsucht werden. Alle Daten sind zentral gespeichert und für die Berechtigten zugänglich. Produktangebot, Konditionen und Verfügbarkeit sind auf einen Blick ersichtlich und die Ware mit einem Klick bestellt.
Vorteile:
Nur wenn Daten aktuell und durchgehend transparent sind, können Konditionen dauerhaft betrachtet, verglichen und in der Folge optimiert werden. Gleichzeitig stellt ein sauberes Datenmanagement die Verfügbarkeit und Qualität von Produkten und Dienstleistungen sicher. Grundlage dafür sind ein konsequentes Stammdatenmanagement und die dazugehörigen beschaffungsrelevanten Daten für weitreichende Reports.
Einkäufer behalten damit ihre Zahlen im Auge, um schnell und zielgerichtet eingreifen zu können, wenn etwas schief läuft.
Vorteile:
Das Central Procurement (CP) unterstützt die Zentralisierung aller Einkaufsfunktionen und dazugehörigen Prozesse, wenn mehrere ERP-Systeme im Einsatz sind. Die zentrale Beschaffung hilft Unternehmen, den Überblick zu behalten und die unterschiedlichen Informationskanäle zu überwachen. Einkäufer sind so in der Lage, Daten einfach und schnell auszuwerten und auf neue Situationen zu reagieren. Mit Hilfe des SAP S/4HANA-Hubs werden Informationen und Stammdaten aus verschiedenen ERP-Systemen in einer zentralen Einkaufsanwendung zusammengeführt. Das CP schließt damit die Lücke, die über mehrere Unternehmen und Backend-Systeme entsteht, indem es eine zentrale Anwendung für Beschaffungsprozesse schafft. Nach dem Wartungsende von SAP SRM (2027) steht das CP als Nachfolger bereit.
Vorteile:
Auf dem Weg zum Einkauf 4.0 müssen gerade die mittelständischen Unternehmen die elektronische Lieferantenanbindung noch deutlich verbessern. Mit SAP Ariba Snap hat die SAP eine schnelle und einfache Möglichkeit zur Implementierung einer integrierten Einkaufslösung geschaffen. Ariba Snap ist eine Einkaufslösung mit vorkonfigurierten Lösungen basierend auf Best Practices mit intuitiver Bereitstellung und Verwaltung sowie einfacher Anpassungsfähigkeit. Mit Ariba Snap kann der komplette Einkaufsprozess von der Beschaffung bis zur Rechnung digital abgedeckt werden. Seine vorkonfigurierten Ausgabenkategorien, eingebetteten Beschaffungsrichtlinien, Geschäftsregeln und Genehmigungsworkflows erhöhen die Kontrolle.
Den Einkäufern wird ihre tägliche Arbeit durch Zeitfresser wie manuelle, papierintensive Prozesse und der fehlende Zugriff auf abteilungs- und unternehmensweite Ausgaben erschwert. SAP Ariba Snap bietet benutzerfreundliche Tools, um Mitarbeiter von Routineaufgaben zu entlasten. Einzelne Schritte von Beschaffungsprozessen werden automatisiert. Das beschleunigt Bestellungen und das Rechnungsmanagement. Vorkonfigurierte, branchenspezifische Ausgabenkategorien machen das Tool sofort einsatzbereit. Übersichtliche Dashboards und Reports geben jederzeit Aufschluss über Ausgaben, das Betriebskapital und den Cashflow. SAP Ariba Snap ist ein Cloud-Produkt und führt durch die schnelle Implementierung unmittelbar zum ROI.
Vorteile:
In jedem Unternehmen ruhen in Einkauf und Beschaffung wertvolle Leistungs- und Einsparpotenziale. Mit SAP SRM verbessert sich gezielt die Zusammenarbeit mit dem Lieferantennetzwerk. Der Einkauf schöpft alle Potenziale in der Beschaffung aus. Zunehmend volatile Märkte, Krisen und Unsicherheiten wie die Corona-Pandemie und internationale Handelsstreits haben das Management globaler Wertschöpfungsketten in den letzten Monaten vor völlig neue Aufgaben gestellt. Flexibilität und die Fähigkeit, schnell auf veränderte Situationen zu reagieren, sind gefragter denn je und werden zum Wettbewerbsvorteil. Die SAP-Anwendung SRM unterstützt die Einkaufsabteilung dabei, sämtliche Beschaffungsaktivitäten für Material, Waren und Dienstleistungen durchgängig, schnell und effizient abzuwickeln. Angefangen bei der Bedarfsermittlung über die Auftragsvergabe bis hin zur Bezahlung (Source-to-Pay) lassen sich viele Prozesse automatisieren. Dadurch bleibt mehr Zeit für die Lieferanten- und Produktauswahl, die Pflege von Bestandslieferanten und die Preisverhandlungen, die Kernaufgaben des Einkaufs.
Nach dem Wartungsende von SAP SRM (2027) steht das Central Procurement als Nachfolger bereit.
Vorteile:
