Stammdatenpflege – nie hat es uns SAP so einfach gemacht

Der Bundesverband der Personalmanager hat für das Jahr 2021, wie jedes Jahr, spannende Thesen veröffentlicht. Darin enthalten ist eine These, die zumindest mich überrascht hat:

„Warum gut gemeint nicht immer gut gemacht ist: Warum wir Personaler*innen wieder mehr über administrative Exzellenz reden müssen“*

Der Bundesverband weist damit auf die Bedeutung von exzellenten Daten hin. Nur auf dieser Grundlage können schnelle und informierte Entscheidungen getroffen werden. Doch wie sieht die Realität in den Unternehmen aus? Bereits in 2018 hat das E-3 Magazin in dem Artikel „Die fünf größten Hürden für HR-Effizienz“* die Bedeutung zentraler Personaldaten für die Digitalisierung betont. Hier wird unter anderem darauf hingewiesen, dass eine Ablage von Personalstammdaten in diversen Systemen für die Digitalisierung alles andere als förderlich sei.

Ein schier unlösbares Problem: Einheitliche, weltweite Personalstammdaten

Hat sich seitdem viel getan in deutschen Personalabteilungen? Sicherlich hat Corona deutlich Bewegung in das Thema Digitalisierung gebracht. Als Stichworte seien die Abwicklung des Infektionsschutzgesetzes, die Einführung der Kurzarbeit und die Organisation hybrider Arbeitsformen genannt. Aber, laut Stefan Zeitzen im Artikel „HR erwacht aus dem digitalen Dornröschenschlaf“* (in IT-Zoom vom 28. April 2021), nutzen immer noch 56% der Personalabteilungen Papier im Personalmanagement, dicht gefolgt von Filesystemen und MS-Excel.

Der Aufbau einheitlicher, weltweiter Personalstammdaten statt dem Zusammenführen von diversen MS-Excel Dateien oder dem Abtippen von Informationen aus diversen Mailprogrammen müssen jetzt in Angriff genommen werden. Damit wären Auswertungen wie Alterspyramiden und Mitarbeiterstandortstatistiken endlich auch ohne MS-Excel einfach verfügbar.

Die Antwort auf die Frage, warum Unternehmen dann nicht flächendeckend die SAP HCM Stammdatenpflege nutzen, ist wiederum relativ einfach. Zum einen sprechen die Kosten gegen diese Lösung. Die Nutzung der SAP HCM Stammdaten ist keine eigenständige Lizenz, sondern häufig an die Nutzung der SAP HCM Gehaltsabrechnung gekoppelt. Und die SAP GUI gilt, vorsichtig formuliert, nicht wirklich als selbsterklärend.

Tatsächlich hat die SAP in den letzten Jahrzehnten diverse Versuche unternommen, für verschiedene Benutzergruppen passende Oberflächen zur Verfügung zu stellen. Hierbei haben sich die ESS/MSS-Oberflächen für Mitarbeiter und Führungskräfte durchgesetzt. Umfassendere Möglichkeiten zur Datenpflege, insbesondere für Filialisten oder Vertriebsniederlassungen, waren leider wenig erfolgreich.

SAP HR Renewal war lange ein hochinteressanter Ansatz, ist aber letztendlich unter anderem daran gescheitert, dass es schwierig ist, eine intuitive, webbasierte Benutzeroberfläche zu schaffen, wenn der Ausgangspunkt eine sehr komplexe Benutzerschnittstelle mit umfangreichen Funktionalitäten darstellt.

SuccessFactors Employee Central verändert alles

Mit dem Kauf von SuccessFactors hat die SAP SE die Strategie in diesem Bereich verändert. Sehr zeitnah nach dem Erwerb von SuccessFactors wurde der SuccessFactors Employee Central (EC) gelaunched. Dessen Oberfläche ist – im Gegensatz zu den SAP GUI-Oberflächen – von Beginn der Entwicklung an auf die Nutzung durch Gelegenheitsanwender ausgerichtet gewesen. Das beflügelt besonders die Zusammenarbeit: Power-User und gelegentliche Anwender arbeiten auf den gleichen Oberflächen, nur unterschieden in ihren Möglichkeiten durch Berechtigungen. Die einfach zu bedienende und intuitiv zu erlernende Oberfläche macht es dem Gelegenheitsanwender besonders leicht.

Da alle Anwender auf dem gleichen System arbeiten und Daten pflegen, ist der Datenbestand immer aktuell und tagesaktuelle Aussagen sind jederzeit möglich. Andere Abrechnungssysteme als SAP HXM können ebenfalls durch SuccessFactors EC mit Stammdaten versorgt werden, ohne dass eine doppelte Datenpflege notwendig ist. Durch ein inkludiertes Position Management können Unternehmensstrukturen abgebildet und visuell aufbereitet werden. Auch ein Abwesenheitsmanagement ist im Employee Central bereits inkludiert.

Damit ist SuccessFactors Employee Central insbesondere für kleinere Einheiten größerer Unternehmen wie Vertriebsbüros oder Filialen hervorragend geeignet, um Personalstammdaten einfach zu verwalten.

Die SAP SE hat außerdem entscheiden für die neue cloudbasierte Zeitwirtschaft und die komplett neu entwickelte, rein cloudbasierte Gehaltsabrechnung auf SuccessFactors Employee Central als Stammdatenbasis zu setzen. Spätestens damit ist deutlich, dass SF Employee Central auch in der Zukunft die Stammdatenplattform für die Personalstammdaten sein wird. Und wir finden: Vollkommen zurecht. Denn einfacher war es nie Personalstammdaten zu pflegen.

Wenn Sie jetzt mehr erfahren möchten, schreiben Sie mir – jederzeit gerne unter michael.kleine-beckel@team-con.de. Wenn Sie Lust haben sich anzuschauen, wie einfach Sie Stammdaten mit SuccessFactors Employee Central verwalten können, dann werfen Sie einen Blick in unsere Aufzeichnung eines Webinars, das wir dazu gemacht haben. Zur Webinaraufzeichnung >>

*Quellen:
PM - Bundesverband der Personalmanager: Die 7 HR Thesen 2021 aus Sicht des BPM
https://e-3.de/zeitfresser-im-hr/
https://www.it-zoom.de/it-director/e/hr-erwacht-aus-dem-digitalen-dornroeschenschlaf-28020/