Reise­manage­ment

Reiseplanung und Kostenabrechnung

Abrechnung von Reiseaufwänden – korrekt und transparent


Ab 01.01.2018 müssen Verpflegungsmehraufwände für jeden Arbeitnehmer auf der Lohnsteuerkarte ausgewiesen werden (BMF-Schreiben, 2014). Kommen die Unternehmen dieser Anforderung der Finanzbehörden nicht nach, drohen Strafen und Nachzahlungen. Viele Unternehmen sind dazu heute nicht in der Lage, weil ihre Prozesse rund um das Reisemanagement noch abseits der Personalsysteme durchgeführt werden. Medienbrüche, nicht dokumentierte Auszahlungen und fehlende Prozesse führen zu Ineffizienz und Frust.

Klassisch umfasst das Reisemanagement die Bereiche

Der Reiseantrag umfasst den Freigabeprozess vor Antritt der Reise. Die Reiseplanung bietet Zugriff auf Buchungsservices für Flug, Hotel, Mietwagen und Bahn. In ihr werden unternehmensinterne Richtlinien berücksichtigt. Die Reisekostenabrechnung – die Erfassung der Reisefakten – schließt den Prozess ab und bildet das Bindeglied zwischen der Reise, dem Controlling, der Finanzbuchhaltung und der Lohn-/Gehaltsabrechnung.

Spielen alle diese Prozesse auf einer integrierten Plattform zusammen, sparen Sie Kosten und Zeit bei Ihren Sachbearbeitern und Ihren reisenden Mitarbeitern.

Zielgruppe

Unsere Lösungen

HR PORTAL

Mit unserem HR Portal bieten wir Ihnen eine zentrale Plattform für den Reiseantrag und die Reiseabrechnung. Reisende Mitarbeiter können diese Plattform von allen ihren Geräten jederzeit erreichen – mit dem Desktop, dem Tablet oder dem Smartphone.

  • Direkte Erfassung des Reiseantrags im System
  • Freigabeprozess für die schnelle und einfache Genehmigung durch die Führungskraft
  • Erfassung von Reisedaten und Belegerfassung direkt auf dem mobilen Endgerät
  • Integration in das Reisekostenabrechnungssystem


Mehr Informationen zum HR Portal finden Sie auch hier.

 

SAP Reisemanagement

Mit dem SAP Reisemanagement können Sie die kompletten betriebswirtschaftlichen Geschäftsvorgänge einer Reise vom Reiseantrag und der Reiseplanung über die Reisekostenabrechnung bis hin zur Weitergabe der Reisekosten an andere betriebliche Funktionsbereiche sicher und effizient durchführen. Eine Einbindung in bestehende Portallandschaften auf Basis von SAP ESS ist ebenso möglich.

Ihre Mehrwerte:

  • Gesetzliche Pauschalen (z. B. Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometerpauschalen) werden automatisch im System berechnet.
  • Stets aktuell, da gesetzliche Änderungen automatisch durch Updates beim Jahreswechsel übernommen werden.
  • Benötigte Spesen werden mit richtigem Mehrwertsteuersatz hinterlegt und somit richtig abgerechnet und verbucht.
  • Kürzungen bei Verpflegungsmehraufwänden werden automatisch berechnet.
  • Die Auszahlung für die Mitarbeiter erfolgt über einen eigenen Zahlungslauf oder über eine Schnittstelle zur Entgeltabrechnung.
  • Vorhandene Schnittstellen zu Controlling, Finanzbuchhaltung und Personalabrechnung.

Unser Angebot

Wir unterstützen Sie bei der Konzeptionierung Ihres Prozesses, der Implementierung im System und der Durchführung der Abrechnung.

Vereinbaren Sie noch heute hiereinen Terminmit uns und wir analysieren gemeinsam mit Ihnen Schwachstellen und Potenziale in Ihrem aktuellen Vorgehen!

 

 

Vorteile

Weg von Papierformularen und Excel-Listen! Durch die Digitalisierung Ihres Reisekostenprozesses sparen Sie Zeit und Geld:

Korrekte Abrechnung und Ausweis der Verpflegungsmehraufwände

Die Abrechnung erfolgt korrekt und Verpflegungsmehraufwände werden gemäß der gesetzlichen Vorschrift auf der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen. Damit vermeiden Sie Strafzahlungen und Nachforderungen.

Hohe Transparenz

Transparenz bei der Auszahlung und in den Prozessen für Sachbearbeiter und Mitarbeiter. So entstehen weniger Rückfragen und Nachbesserungen.

Akzeptanz im Unternehmen

Durch moderne Oberflächen erfahren unsere Lösungen hohe Akzeptanz.

Nahtlose Integration der Mitarbeiter

Die reisenden Mitarbeiter werden nahtlos in den Prozess integriert.


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