Weil „Gut“ manchmal nicht gut genug ist – Visualisierung von HR-Daten mit Ingentis org.manager

Das cloudbasierte Personalinformationssystem SAP SuccessFactors Employee Central automatisiert wichtige HR-Prozesse.  Als Nutzer von SAP SuccessFactors Employee Central wissen Sie um die Vielzahl an Modulen und Funktionalitäten, die das Tool bietet, um HR-Prozesse zu vereinfachen. Eine dieser Funktionalitäten ist das in SuccessFactors Employee Central vorhandene org.chart, das die Unternehmensstruktur samt Mitarbeitern graphisch aufbereitet. 

Jedoch haben Unternehmen im Hinblick auf die Darstellung von HR-Daten häufig sehr individuelle Bedürfnisse, die sich mit solch einer standardisierten Lösung nicht abdecken lassen. An diesem Punkt kommt Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors ins Spiel.

HR-Kennzahlen Visualisierung

Viele unserer Kunden kennen die Herausforderung, vor denen ein Unternehmen stand:

Unternehmenskennzahlen aus den Bereichen Produktion, Logistik, Vertrieb und Finanzwesen wurden umfangreich mittels SAP BI ausgewertet und auch graphisch aufbereitet. Bezogen auf die HR-Kennzahlen wollte man kurzfristig kein SAP BI nutzen, weil man die Personaldaten bewusst nicht auf dem gleiche SAP BI-System wie die anderen Daten vorhalten wollte. Hier konnten wir mittels  Ingentis org.manager unterstützen.

Denn dieser kann neben der graphischen Aufbereitung von Organisationsstrukturen auch wichtige HR-Kennzahlen, wie zum Beispiel Headcount, Führungsspannen oder Gehälter optisch aufbereiten und darstellen. Es ist Ihnen überlassen, ob diese KPIs direkt entlang der Hierarchie oder aber in Form von Dashboards ausgespielt werden sollen. Auch hier bieten Ihnen individuelle Visualisierungsregeln die Möglichkeit, beispielsweise kritische Aspekte hervorzuheben und so Handlungsfelder zu identifizieren. So können Sie graphisch aufbereiten lassen, in welchen Unternehmensbereichen überdurchschnittlich hohe Ausfallzeiten auftreten, um dann gemeinsam mit den Verantwortlichen in eine detailliertere Analyse einzutauchen.

Abbildung der Vertriebsorganisation für Kunden

Die Theorie klingt gut, aber funktioniert das auch in der Praxis? Wie wäre es mit diesem Beispiel? Ein Industrieunternehmen aus Niedersachsen suchte nach einer Möglichkeit, die jeweiligen Ansprechpartner im Vertrieb für Kunden und Interessenten graphisch darzustellen. Anstelle von einer Webseitenentwicklung nutzte dieses Unternehmen die vorhandenen Daten, um diese mittels Ingentis org.manager über die Webseite zu publizieren. Hierfür wurde neben bestimmten im Standard vorhandenen Personalstammdaten wie Name und E-Mail-Adresse auch auf Informationen wie das „Vertriebsgebiet“ zugegriffen.

Diese Daten wurden mittels einer einmalig erstellten und regelmäßig aktualisierten Microsoft-Excel-Tabelle um die Daten zur Vertriebsorganisation ergänzt. Ein Verzicht auf die MS-Excel-Tabelle und die Nutzung kundeneigener Felder in SuccessFactors Employee Central oder der Rückgriff auf SAP-ERP-Daten wäre möglich gewesen, war hier aber nicht gewünscht.

Geschäftsbereichsdarstellung in einer Kommune

Noch aus der On-Premises-Welt – aber in SuccessFactors Employee Central genauso vorstellbar – kam in einem anderen Einsatzbeispiel eine Anforderung aus dem  kommunalen Bereich. Hier wollte eine Kommune den Bürger*innen und anderen Interessierten auf der Webseite eine einfache Suchhilfe zur Verfügung stellen, in der die jeweiligen Ansprechpartner gefunden werden konnten.

Mittels Ingentis org.manager wurden die Daten für die Webseite so aufbereitet, dass ein „Geschäftsverteilungsorganigramm“ dargestellt werden konnte. In diesem konnten Interessierte dann auf Basis von Amtsbezeichnungen, den Namen der Ansprechpartnern und andern Suchhilfen schnell und einfach den jeweiligen Ansprechpartner samt Büro, Telefonnummer und dienstlicher E-Mail-Anschrift finden. Ein Service, der für erhöhte Transparenz sorgte und den Bürgerinnen und Bürgern der Kommune den Weg über die Telefonzentrale ersparte.

Was wäre, wenn? Simulation verschiedener Szenarien

Unabhängig von den begeisternden neuen Möglichkeiten, welche SuccessFactors Employee Central bietet, sind einige Themen auch dort noch „Blinde Flecken“. Die Simulation von verschiedenen Personalplanungsszenarien ist solch ein blinder Fleck. Dabei geht es nicht um die finanziellen Auswirkungen von Lohnerhöhungen, die wir gegebenenfalls mit dem Compensation Management planen und darstellen können. Vielmehr geht es um die Auswirkungen von Umorganisationen.

Das einfache „Umhängen“ von Positionen und Organisationen war bereits im SAP HCM Organisationsmanagement zwar möglich, aus Gründen der integrierten Gehaltsabrechnung aber immer nur in kundeneigenen Planvarianten sinnvoll. Eine graphische Darstellung des gesamten Unternehmens auf Basis dieser neuen Struktur war zu keinem Zeitpunkt im SAP-System ansprechend möglich. Diesen blinden Fleck hat SuccessFactors Employee Central übernommen – und eben diesen können wir mit Ingentis org.manager schließen.

Basierend auf der aktuellen Organisationsstruktur können Sie mit Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors mögliche künftige Veränderungen simulieren. Mit der Anwendung fügen Sie problemlos neue Objekte hinzu, bearbeiten oder löschen bestehende. Außerdem können Elemente via Drag-and-drop an eine andere Stelle im Organigramm verschoben werden. Auf Knopfdruck werden dabei alle Kennzahlen, die von den Änderungen betroffen sind, aktualisiert.

So sehen Sie direkt die Auswirkungen einer potenziellen Umstrukturierung und können auf dieser Basis fundierte Geschäftsentscheidungen treffen. Mit Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors ist es auch möglich, ein solches Reorganisationsprojekt für andere MitarbeiterInnen freizugeben und gemeinsam daran zu arbeiten.

Weder Ihre ursprüngliche Struktur noch Daten in SAP SuccessFactors werden von der Simulation berührt. Allerdings haben Sie die Möglichkeit, die Daten nach einer erfolgreichen Reorganisation manuell oder halbautomatisch in SAP SuccessFactors zurückzuspielen.

Zugriff nur für Berechtigte

Immer wieder erwartet uns in Kundengesprächen die Frage, ob wir denn mit Ingentis org.manager auch anwendergruppenspezifische Berechtigungen vergeben können. Alle mit Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors erstellten Ansichten können Sie Ihren MitarbeiterInnen zur Verfügung stellen. Natürlich gilt dabei zu beachten, dass manche Informationen ausschließlich für Führungskräfte oder HR-ManagerInnen bestimmt sind. In diesen Fällen schafft das Add-on für Zugriffsschutz Abhilfe. Damit legen Sie einfach aber genau fest, welche Angestellten beziehungsweise Angestelltengruppen welche Daten einsehen dürfen.

Alles an einem Ort

Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors ist eine premium-zertifizierte SAP Endorsed App. Sie läuft auf der SAP Business Technology Platform und kann direkt über die Benutzeroberfläche in SAP SuccessFactors gestartet werden. Dank Single Sign-On ist eine weitere Anmeldung nicht nötig. So können Sie und Ihre Kolleginnen oder Kollegen innerhalb weniger Sekunden auf aktuelle Organisationsstrukturen und Mitarbeiterdaten zugreifen

Gerade für Ingentis org.manager aber gilt eines: Sehen ist viel besser als lesen. Lassen Sie uns gemeinsam mit Ihnen in einer Websession Ingentis org.manager durchgehen – wir sind sicher, dass Sie begeistert sein werden. Sie glauben das nicht oder sehen manche Dinge anders? Lassen Sie uns miteinander ins Gespräch gehen. Unter michael.kleine-beckel@team-con.de bin ich gerne für Sie da. Ach ja, noch eins: Organigramm in allen Facetten kann Ingentis org.manager natürlich auch – das hätte ich bei all den Möglichkeiten fast vergessen zu erwähnen.