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Personalkostenplanung – Eine Liebe mit Hindernissen

Überall im Leben gibt es Gegensätze, die unauflösbar scheinen: Rolling Stones oder Beatles? Bayern München oder Dortmund? Früh- oder Spätaufsteher? Senf oder Ketchup? Hund oder Katze? Und jetzt das: ein Tool, dass Controller ebenso überzeugt wie Personaler – Wo gibt’s denn sowas?


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Controller und Personaler unterliegen regelmäßig verschiedensten Missverständnissen: Der Controller glaubt, dass die Kostenstellenstruktur des Unternehmens identisch ist mit der Organisationsstruktur des Unternehmens. Das ist sie höchst selten. Und der Personaler glaubt, dass Rückrechnungen das normalste der Welt sind. Das sind nicht! Wer jemals versucht hat einem Nichtabrechner zu erklären, warum es eine „Für“- und eine „In“-Periode braucht weiß, wovon ich schreibe. Kurz gesagt: Treffen diese beiden Bereiche im Unternehmen aufeinander, entsteht Energie – denn Reibung erzeugt Wärme.

Chaos im Planungsprozess

Nur in einem sind sich beide häufig einig: Die alljährliche Planung der Personalkosten über MS-Excel ist aufwändig und häufig fehlerbehaftet. Das liegt nicht daran, dass MS-Excel nicht rechnen könnte, oder, dass man in MS-Excel nicht alle denkbaren Planungsvarianten abbilden könnte. Vielmehr liegt es daran, dass eben nicht die „eine“ große MS-Excel-Datei von allen so bearbeitet wird, dass jeder weiß, was er tut. Vielmehr  wird meist eine ganze Vielzahl von MS-Excel-Dateien per Mail durch das Unternehmen geschickt und am Ende wieder in eine große MS-Excel-Datei zusammengebaut. Dann funktionieren Verweise und Formeln nicht mehr. Trotzdem wird nach einer ersten Durchsicht der Ergebnisse das Ganze dann erneut in die Runde geschickt, um auf der Basis von neuen Planungsparametern wieder neu zu planen.

Software als Vermittler

In anderen Unternehmen sind die grundsätzlichen Unterschiede zwischen Controlling und Personal nicht anders – aber sie nutzen insbesondere für die Personalkostenplanung eine Software, die auf den Daten aus beiden Welten fußt. Die SAP Personalkostenplanung berücksichtigt aufgrund der tiefen Integration zwischen der SAP Gehaltsabrechnung und dem SAP Controlling beide Welten – und insbesondere auch die jeweiligen, zeitraumgenauen Veränderungen. Egal ob Kostenstellenstrukturen umgestellt werden, oder ob ein Mitarbeiter im Planungszeitraum die Kostenstellen wechselt – die Daten werden automatisch dort geplant, wo sie hingehören.

Viele Use Cases standardmäßig enthalten

Die Vorgabe von allgemeinen Planungsparametern wie durchschnittliche Gehaltserhöhungen, unabhängig von ohnehin geplanten Tarifsprüngen, ist ebenso möglich, wie unterschiedliche Planungsgrößen für sozialversicherungsrechtliche Rahmenbedingungen. Und selbstverständlich kann ein Planungslauf mit veränderten Planungsparametern auf den bereits geplanten Stammdatenveränderungen von Mitarbeitern aufsetzen. Genauso selbstverständlich ist, dass bereits gepflegte Austritte von Mitarbeitern in der Zukunft ebenso durch die Planung berücksichtigt werden, wie manuell hinterlegte „angenommene“ Austritte.

Sie möchten zusätzliche Positionen einplanen, die mit einem für diese Funktion durchschnittlich benötigten Arbeitsentgelt bewertet werden sollen – ist schon vorgesehen. Und ja, wir können auch die aktuellen Überstunden und Zuschläge in die Planung für das Folgejahr als Kosten mit einfließen lassen oder einfach auf Ebene von Organisationseinheiten einen Kostenblock mit einplanen, um beispielsweise Überstunden, Sonderzahlungen, Abfindungen oder Kosten für Aushilfen oder Leiharbeiter mit zu berücksichtigen.

Eine Lösung für alle

Um Führungskräften den Zugriff auf die Planungsdaten zu ermöglichen, bietet die Detailplanung eine webbasierte Oberfläche, in welcher einfach neue Positionen ergänzt werden oder eine geplante Arbeitszeitreduzierung eines Mitarbeiters vorweggenommen werden kann. Und um die laufende Abrechnung nie zu gefährden, werden alle Daten in einem separaten Cluster weggeschrieben, sodass vorgenommene Änderungen sich nicht „zufällig“ in der Gehaltsabrechnung wiederfinden.

Auswertungen stellt die SAP für die Personalkostenplanung umfänglich zur Verfügung. So können Sie beispielsweise abhängig von der Konfiguration des Systems jederzeit feststellen, wie sich geplante Tariferhöhungen oder geplante sozialversicherungsrechtliche Erhöhungen auf das Gesamtbudget auswirken würden, und Diskussionen mit diesen Informationen versachlichen.

Schon vor 10 Jahren war ich mir sicher: „So langsam müsste doch jedes Unternehmen die Personalkostenplanung im Einsatz haben“.  10 Jahre später weiß ich: Immer noch werden viel zu viele Planungsdateien durch Unternehmen geschickt.

Jedoch bin ich optimistisch, dass es für alle am Ende ein Happy End geben wird. Besonders für die Personaler und Controller - Gegensätze ziehen sich schließlich an.

Wenn Sie jetzt mehr erfahren möchten – jederzeit gerne unter katrin.kays@team-con.de. Und wenn Sie Lust haben sich anzuschauen, wie wir Sie im Bereich Personalkostenplanung unterstützen können, dann zeigen wir es Ihnen auch gerne im Livesystem. Unverbindlich und ehrlich – denn das geht bei uns sehr gut zusammen.

Haben Sie Fragen zu diesem Thema? Dann kontaktieren Sie mich gerne.

Katrin Kays (Autorin) | HR-Expertin | Katrin.Kays@team-con.de
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