Dürfen wir Sie beraten?
Norbert Kytka
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Bereits 2015 implantierte ein schwedisches Unternehmen seinen Mitarbeitern Microchips unter die Haut, mit denen die Zeiterfassung oder auch die Zugangskontrolle ganz einfach wurde. Der Chip in der Größe eines Reiskorns wurde den Mitarbeitern zwischen Daumen und Zeigefinger per Injektionsspritze eingesetzt und erfüllte so die Aufgabe von Schlüsselkarten. TUI zog 2019 in Schweden nach.
So spannend diese Technologie klingt, so wenig wahrscheinlich ist, dass sie momentan mehrheitsfähig wäre – denkt man hier nur an die Vorbehalte zur Corona-Impfung. Doch das Thema mobile Zeiterfassung gewinnt an Bedeutung. Und auch wenn so eine radikale Methode wie ein implantierter Microchip schwer vorstellbar ist, gibt es doch eine Reihe moderner Lösungen, die einen Blick wert sind.
Spätestens mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zur Zeiterfassung im Mai 2019 wurde die Bedeutung dieses Themas für das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nochmals grundlegend geklärt. Verschiedenste Urteile in Deutschland folgten und präzisierten die Anforderungen an die notwendigen Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung.
Waren viele Arbeitgeber mit normalen Zutritts- und Stempelsystemen anfangs der Auffassung, auf der sicheren Seite zu sein, änderte sich diese Situation von Februar auf März 2020 vollständig. Mit der ersten Corona-Welle gab es für große Teile der Belegschaften eine – zumindest moralische – Verpflichtung, im Homeoffice zu bleiben. Für diese Teile der Belegschaft
galt die Herausforderung, die Zeiten zu erfassen, da die allermeisten der Unternehmen heute mit Gleitzeitmodellen arbeiten. Mobile Zeiterfassung ist seitdem in aller Munde. Wobei „mobil“ auch „vom Notebook aus“ bedeuten kann. Hauptsache, Mitarbeiter*innen haben die Möglichkeit, vom Homeoffice aus zu stempeln.
In SAP HXM können Fiori-Anwendungen browserbasiert und mobiloptimiert aufgerufen und hierdurch auf einfache Weise u. a. Zeiten erfasst werden. Diese Anwendung lässt sich vom Notebook oder vom mobilen Device aus aufrufen. Inhaltlich werden durch die Fiori-App alle Funktionalitäten umfasst, die für eine schichtunabhängige Zeitwirtschaft
oder für konkrete Zeitbuchungen auf Kostenobjekte notwendig sind. Mobil verfügbar sind auch die entsprechenden Freigabemöglichkeiten für Führungskräfte oder fachlich Verantwortliche, unabhängig davon, ob die Freigabe sich auf eine reine „Kommt/Geht“-Buchung bezieht oder auf konkrete Zeitbuchungen (siehe Abbildung unten).
Für Unternehmen, die Fiori-Oberflächen nicht nutzen können oder wollen, gibt es jedoch auch Alternativen wie das HR PORTAL der T.CON. Diese Lösung kombiniert verschiedene Möglichkeiten für Mitarbeiter
und Führungskräfte und ist nicht abhängig von der Fiori-Roadmap der SAP SE. In dieser Lösung sind neben der mobilen Zeiterfassung auch weitergehende Lösungen zur Erfassung von Besuchern und andere Lösungen enthalten.
Die mobile Zeiterfassung ist so gestaltet, dass sie für den Endanwender möglichst einfach genutzt werden kann. Hierfür wird die Systemzeit des Endgeräts als „Kommt“- bzw. „Geht“-Zeit voreingeblendet und kann überschrieben werden. Bestenfalls ruft der Anwender die Oberfläche auf, klickt auf „Kommt“ oder „Geht“ und hat den Prozess damit abgeschlossen. Insbesondere für Endanwender, die diese Lösung für das Homeoffice nutzen wollen, ist das HR PORTAL mit seinen im Standard vorhandenen Möglichkeiten eine echte Alternative zu den Fiori-Apps.
Wer „SAP HXM“ und „Mobilität“ in einem Atemzug erwähnt, muss allerdings auch gleich „Success- Factors“ sagen. SuccessFactors ist DIE SAP-HXM-Technologie, in der Innovation gedacht und realisiert
wird und die immer schon mobil konzipiert wurde. Klar, dass die gewünschte Funktionalität in SuccessFactors Employee Central vorhanden ist. Und mehr als das:
Sie kann in der SuccessFactors-App genutzt werden oder aber über die Browser-Funktionalität. In beiden Varianten können Freigabeprozesse hinterlegt werden, die entweder als einzelne Arbeitsaufgabe oder, wenn mehrere Anträge von einer oder verschiedenen Personen vorliegen, auch in einer
Übersicht für mehrere Personen verarbeitet werden (siehe Abbildung unten).
Diese Aussage gilt umso mehr für die Anwendung über die SuccessFactors- App. Auch hier können Zeiten erfasst oder der vorgeschlagene Arbeitszeitplan übernommen werden. Darüber hinaus können beim Erfassen von Zeiten diese gleich entsprechenden Kostenstellen zugeordnet werden. Sind Zeiten erfasst, kann der Arbeitszeiterfassungsbogen genutzt werden, um eventuell fehlende Einträge zu identifizieren und zu korrigieren. Anschließend ist die freizugebende Zeit für die freigebende Person umgehend in der „To-do- Liste“ ersichtlich. Von dort aus wird der Eintrag aufgerufen und kann entsprechend freigegeben oder abgelehnt werden.
Mobile Zeiterfassung ist nicht nur eine Modeerscheinung, sondern aufgrund des immer stärker werdenden Trends des mobilen Arbeitens eine Notwendigkeit. Kunden von SAP HXM sind bestens vorbereitet und haben drei erfolgversprechende Varianten:
• SAP-Fiori-Oberflächen,
• SuccessFactors,
• HR PORTAL der T.CON.
Jede dieser Anwendungen hat ihre Stärken und für jede dieser Anwendungen sprechen verschiedenste Argumente. Doch wofür sich ein Unternehmen auch entscheidet – mit der mobile Zeiterfassung ist immer ein wichtiger und richtiger Schritt getan.
Haben Sie Fragen zu diesem Thema? Dann kontaktieren Sie mich gerne.
Michael Kleine-Beckel | HR-Experte | Michael.Kleine-Beckel@team-con.de
