Dürfen wir Sie beraten?
Norbert Kytka
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Microsoft Teams als Format für virtuelle Schulungen verwenden, mit automatischer Übertragung der Teilnahme ins SuccessFactors Learning Management System? Hört sich vielversprechend an? Ist es auch! Wir haben die Integration in unserem Learning-System konfiguriert und getestet und konnten viele Vorteile und Möglichkeiten feststellen. Das Wichtigste zur Integration, Funktionalität sowie möglichen Stolpersteinen nun im Folgenden:
Schulungen virtuell mithilfe von SAP SuccessFactors anzubieten, ist nichts Neues. Sogenannte Virtual Learning System (VLS) wurden bisher nur wenig genutzt. Seit dem H2 2021 Update gibt es nun allerdings die Möglichkeit, Microsoft Teams als VLS-Anbieter in der Learning Administration von SAP SuccessFactors Learning zu integrieren.
Das Wichtigste gleich zu Beginn: für die Integration fallen keine extra Lizenzgebühren an, sofern SAP SuccessFactors Learning und Microsoft Teams bereits eingesetzt werden.
Abgesehen davon hat man mit der Teams-Integration die Möglichkeit, Schulungen, genauer gesagt Präsenzschulungen oder Schulungen mit Kursleiter über Microsoft Teams anzubieten und abzuhalten.
Schulungen werden wie gewohnt erstellt und dem Mitarbeiter in der Bibliothek angezeigt, können aber auch von der Führungskraft und dem Administrator direkt zugewiesen werden. Der Mitarbeiter hat ebenso die Möglichkeit, eine Kurseinheit anzufragen. Vorerst also alles schon bekannt. Einziger Unterschied ist hier, dass die Kurseinheit mit VLS-Server, also Teams, eingeplant wird und dem Teilnehmer eine Kalendereinladung inklusive Teams-Besprechung per E-Mail zugesendet wird, an der er bequem entweder aus dem LMS oder aus Teams mit nur einem Klick teilnehmen kann.
Zusätzlich wird die Teilnahme bzw. der erfolgreiche Abschluss dann auch automatisch von Teams ins LMS übertragen und erscheint in der Lernhistorie des Teilnehmers.
Sind beide Schritte abgeschlossen, wird eine VLS-Verbindung von Teams zur Learning Administration erstellt und der erstellte VLS-Server kann verwendet werden.
Hört sich großartig an und bietet zudem nochmal eine neue Möglichkeit Schulungen zu gestalten und anzubieten. Trotzdem sind ein paar Dinge zu beachten, auf die wir während der Integration gestoßen sind.
Sobald diese im System erfasst wurde, müssen noch einige Einstellungen vorgenommen werden, bevor ein VLS-Meeting erstellt werden kann:
Des Weiteren muss bei Kursleitern ein Teams-Account hinzugefügt werden, sodass diese berechtigt sind, Schulungen per Teams abzuhalten. Hier können entweder neue Kursleiter hinzugefügt werden oder bei bestehenden Kursleitern ein VLS-Account bzw. MS Teams Account ID hinterlegt werden. Hier muss darauf geachtet werden, dass als Account ID die Teams-E-Mail-Adresse des Nutzers hinterlegt wird.
Als Nächstes wird der zugehörige automatische Prozess (Process VLS Attendance) eingeplant. Hierdurch wird der Kurs dann automatisch als abgeschlossen markiert und in der Learning History des Users angezeigt.
Wenn diese Einstellungen vorgenommen wurden, kann eine Kurseinheit per Microsoft Teams eingeplant werden.
Die Kurseinheit können Sie wie gewohnt hinzufügen bzw. einplanen. Allerdings mit dem einzigen Unterschied, dass hier explizit der Teams-VLS-Server ausgewählt werden kann und ein Kursleiter mit VLS-Berechtigung als primärer Kursleiter angeben werden muss.
Alle Kursteilnehmer, die bereits einen LMS-Benutzer haben, können sich ohne Passwort in das Teams- Meeting einwählen. Ein weiterer Vorteil der Teams-Integration ist, dass auch externe Nutzer an Teams-Schulungen teilnehmen können. Für diese muss dann ein Passwort vergeben werden, mit dem sie sich einwählen können. Das Passwort wird automatisch mit der Einladungs-E-Mail vom System an den Mitarbeiter versendet.
Sobald die Kurseinheit angelegt ist, können die VLS-Settings definiert werden. Hier ist vor allem wichtig, dass diese bei Abschluss der Schulung zur Lernhistorie hinzugefügt wird. Zudem kann hier definiert werden, zu wie viel Prozent der Mitarbeiter an der Schulung teilnehmen muss, um erfolgreich zu bestehen. Zuletzt können Sie, wie gewohnt, die Teilnehmer registrieren oder die Selbstregistrierung der Teilnehmer ermöglichen. Zum geplanten Zeitpunkt startet der Kursleiter das Meeting und die Kursteilnehmer wählen sich ein.
Nach Abschluss der Schulung (d.h. wenn der Kursleiter das Meeting beendet) wird automatisch ein Anwesenheitsbericht in Microsoft Teams erstellt, den sich der Kursleiter ansehen und downloaden kann. Hier wird genau aufgezeichnet, wann und wie lange jeder Kursteilnehmer teilgenommen hat, wer sich später eingewählt hat oder die Schulung früher verlassen hat.
Die Teilnahme wird dann automatisch in das LMS übertragen. Sobald der automatische Prozess gestartet wurde (Empfehlung: alle 2-3 Stunden laufen lassen), erscheint die Schulung in der Lernhistorie des Benutzers.
Fazit:
Mit wenig Aufwand kann die Integration schnell und einfach durchgeführt werden. Insgesamt bietet die Integration eine weitere Möglichkeit, Schulungen virtuell zu planen, Einladungslinks unkompliziert zu versenden und die Schulungen flexibel durchzuführen. Auch die Teilnahme lässt sich unkompliziert in das LMS übertragen. Die Anwenderfreundlichkeit überzeugt nicht nur in der Planung und Erstellung der Kurseinheiten, sondern auch in der Teilnahme und abschließender Übertragung ins LMS. Im Hinblick auf den geringen Aufwand und die Arbeitserleichterung empfehlen wir die Integration. Sie haben Fragen oder benötigen Unterstützung? Schreiben Sie uns!
Haben Sie Fragen zu diesem Thema? Dann kontaktieren Sie mich gerne.
Anna Freihuber | Consultant - HR | Anna.Freihuber@team-con.de
