Einfluss der Pandemie auf die Digitalisierung der HR

Im Frühjahr 2020 ging plötzlich alles ganz schnell: Büros mussten geschlossen, Prozesse umgestellt und Arbeitsplätze nach Hause verlegt werden. Mit der Pandemie erhielt Homeoffice eine zentrale Bedeutung. Die Option, remote zu arbeiten, war zugleich entscheidend für die Handlungsfähigkeit von Unternehmen, wie für die Gesundheit der Mitarbeiter. Berechnungen des ifo-Instituts zufolge, haben etwa 56 Prozent aller in Deutschland Beschäftigten prinzipiell die Möglichkeit zum Homeoffice. Dieses Potenzial wurde während der Pandemie zwar nicht vollständig ausgeschöpft, dennoch liegt die Quote deutlich über dem Vorjahrsniveau. Für die Experten am Round Table steht fest: Die Bereitschaft und das Verständnis der Unternehmensleitung, die Digitalisierung weiter voranzutreiben, auch um hybride, flexible Arbeitsmodelle zu etablieren, wächst. Und der pandemiebedingte Homeoffice-Boom wird die Organisation von Arbeit auf allen Ebenen nachhaltig beeinflussen.

Für viele Unternehmen bedeutete der Wechsel ins Homeoffice zunächst: Mitarbeitern die notwendige technische Ausstattung zur Verfügung zu stellen, eine DSGVO-konforme und sichere Nutzung zu gewährleisten sowie die Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten. Fragen zu Kurzarbeit und Gehaltsabrechnung, zur digitalen Personalakte und Zeiterfassung standen weit oben auf der Agenda, wie Michael Kleine-Beckel feststellt. Prozesse, die bisher noch nicht digitalisiert waren, wurden angepasst. Kommunikations- und Kollaborationstools für den regelmäßigen, einfachen und direkten Austausch zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und HR-Abteilungen neu implementiert.

Was zunächst viel Organisationsaufwand verlangte, stellte sich nach Meinung der Experten als vielfach vorteilhaft heraus: Die Mitarbeiter verbrachten kaum Zeit auf der Autobahn, im Zug oder Hotel, die Unternehmen sparten Reisekosten – und die Umwelt profitierte. Selbst die digitale Kommunikation mit den Kunden, die vor der Pandemie eher die Ausnahme war, funktionierte vielerorts besser als erwartet; Verhandlungen und Vertragsabschlüsse wurden auch vor dem Bildschirm erfolgreich durchgeführt. Nur die Kreativität konnte online nicht immer so zünden wie in den Präsenz-Workshops, bemerkte Kleine-Beckel.

HR-Software und HR-Abteilung im Homeoffice von großer Relevanz

Als Voraussetzung für eine gelingende Zusammenarbeit von zu Hause aus nannten die Teilnehmer einerseits den konsequenten Einsatz von Softwarelösungen und Services. Andererseits aber auch das Engagement der HR-Abteilungen und schließlich das Zusammenspiel von beidem. Dezentralisierte HR-Prozesse konnten durch HR-Plattformen und Outsourcing vereinfacht werden. Moderne Browser- oder App-basierte Lösungen ermöglichten das Arbeiten an nahezu jedem Ort – und damit auch, Arbeitszeiten zu erfassen. Kommunikations- und Kollaborationstools wurden so miteinander vernetzt und an Zeitwirtschaft und Kalender angeschlossen, dass alle Vorgänge vollständig und automatisiert stattfinden konnten.

Aus Sicht von Michael Kleine-Beckel erhält HR im Unternehmen eine deutlich gesteigerte Bedeutung. Die Kernaufgabe, die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter und damit des Unternehmens sicherzustellen, wurde und wird noch wichtiger. Verbunden damit kommt die Aufgabe hinzu, Digitalisierung und Innovationen im Unternehmen voranzutreiben – mutig und auf Augenhöhe mit der Unternehmensleitung. In Zukunft zählt es, zentrale Positionen zu definieren, Talente durch HR gezielt weiterzuentwickeln und zugleich neue Talente zu finden. Das Ziel ist, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am jeweils passenden Ort einsetzen zu können – unabhängig davon, ob das im Büro oder im Homeoffice ist. HR-Software kann Personaler dabei unterstützen, routinemäßige Tätigkeiten zu reduzieren, sich auf strategische Aufgaben zu fokussieren und die steigende Zahl an Zuständigkeiten insgesamt zu bewältigen.

Priorität im Homeoffice hat die Datensicherheit

Die Expertenrunde sieht HR-Abteilungen auch beim Thema Datenschutz in zentraler Funktion. Schließlich arbeiten Personaler täglich mit Beschäftigtendaten, bei denen sie unweigerlich mit datenschutzrechtlichen Bestimmungen in Berührung kommen. Seit der Einführung der DSGVO sind Unternehmen insbesondere für den Umgang mit personenbezogenen Daten sensibilisiert. Eine Umfrage des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) „IT-Sicherheit im Homeoffice im Jahr 2020“ bestätigt, dass zu wenige technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Nur 66 Prozent der befragten Unternehmen nutzen VPN (Virtual Private Network), 64 Prozent verschlüsseln Datenträger und 52 Prozent verfügen über eine Mehr-Faktor-Authentifizierung. Die Folge ist eine steigende Zahl an Angriffen in der Pandemie, vor allem im Zusammenhang mit Erpressungssoftware.

Geeignete Maßnahmen, um sich besser gegen Phishing und Co. zu schützen, sind eine IT-Sicherheitsstrategie, ein Notfallplan, technisches Know-how von Personalern und eine Software auf dem neuesten Stand. Die Datensicherheit lässt sich On-Premises gewährleisten (wenn der Server beim Kunden steht) oder in der Cloud, wenn der Server beim Dienstleister steht. Die zweite Variante überträgt einen Großteil der Verantwortung für Schutzmaßnahmen an den Dienstleister. Entsprechend sorgfältig sollten Unternehmen den Anbieter auswählen – insbesondere, da Sicherheitsfragen ihre Dringlichkeit auch dann noch behalten, wenn viele Auswirkungen der Pandemie langsam abklingen.