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3G und nun? – Dokumentationspflicht bereitet vielen Unternehmen Kopfzerbrechen

Klarheit hat der Gesetzgeber mit der 3G-Regel im ersten Schritt nur in einer Hinsicht geschaffen: Der Arbeitgeber muss kontrollieren, dass seine Mitarbeiter, die im Betrieb und nicht im Homeoffice arbeiten, die 3G-Regeln beachten. Wie er das umsetzen soll bzw. wie er das dokumentieren soll, das bleibt offen.


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Ausgangslage

Mit den am 24. November in Kraft getretenen Änderungen im Infektionsschutzgesetz (siehe auch §28b IfSG) und den darauf beruhenden Rechtsverordnungen hat der Gesetzgeber die 3G-Regel am Arbeitsplatz eingeführt. Diese legt fest, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer nur dann Zugang zum Betrieb haben,  „wenn sie geimpfte Personen, genesene Personen oder getestete Personen im Sinne des § 2 Nummer 2, Nummer 4 oder Nummer 6 der COVID-19-Schutzmaßnahmen-Ausnahmenverordnung vom 8. Mai 2021 (BAnz AT 08.05.2021 V1) sind und einen Impfnachweis, einen Genesenennachweis oder einen Testnachweis im Sinne des § 2 Nummer 3, Nummer 5 oder Nummer 7 der COVID-19-Schutzmaßnahmen-Ausnahmenverordnung vom 8. Mai 2021 (BAnz AT 08.05.2021 V1) mit sich führen, zur Kontrolle verfügbar halten oder bei dem Arbeitgeber hinterlegt haben.“ (§28b Abs. 1 IfSG). Der Arbeitgeber ist weiter verpflichtet, die Einhaltung dieser Verpflichtung regelmäßig zu kontrollieren und zu dokumentieren (§28b Abs. 3 IfSG). Die hierzu erhobenen Daten dürfen gespeichert und verarbeitet werden und müssen nach 6 Monaten gelöscht werden (§28b Abs. 3 Satz 3 und Satz 9), wobei die allgemeinen Bestimmungen des Datenschutzes davon unberührt bleiben.

Und nun?

Die Regelung – so detailliert und ausgewogen sie auch auf den ersten Einblick erscheint – hat im täglichen Leben eine Eigenschaft, die vielen gesetzlichen Regelungen zu eigen ist: Wie sie in der Praxis umgesetzt werden soll, bleibt offen. Unklarheiten bestehen für mich und wahrscheinlich auch für viele unserer Kunden in zweierlei Hinsicht: Zum einen ist völlig offen, wie die tägliche Kontrolle funktionieren soll. Verteilt der Arbeitgeber „Bändchen“ wie aus All-Inclusive-Hotels bekannt und in manchen Universitäten seit einiger Zeit aufgrund der Corona-Situation gebräuchlich? Oder lässt er die Unterlagen durch den die Empfangsmitarbeiter täglich kontrollieren? Diverse Varianten sind denkbar und werden seit letzter Woche intensiv diskutiert. Eine allgemeingültige Lösung können wir für dieses Thema leider nicht anbieten. Dafür auf die Frage, wie die Daten verwaltet werden sollen.

Da gibt’s doch was von SuccessFactors

Das Schöne an Cloud-Lösungen ist, dass sie schnell auf neue Anforderungen reagieren können. Und das hat SuccessFactors getan. Seit April 2021 gibt es die Möglichkeit in SuccessFactors Employee Central in einem kundeneigenen Meta Data Framework (kurz MDF) den Impfstatus und ggf. auch den Teststatus abzulegen:

Das Portlet, eine beliebig kombinierbare Komponente einer Benutzeroberfläche, besteht aus zwei Bereichen: der Gesundheitsstatus-Nachverfolgung und der Nachverfolgung der Impfung. Beide Portlets sind kundenspezifisch anpassbar und können um weitere Felder erweitert werden. Erstes ist wichtig für die Unternehmen, welche den Gesundheitsstatus beispielsweise nicht nachvollziehen wollen, bzw. solche, die das vor dem Hintergrund des Datenschutzgesetzes für rechtlich problematisch halten.

Zweites ist im Bereich der 3G-Regel wichtig für die Unternehmen, welche dieses Portlet nutzen wollen, um auch die Testnachweise im Rahmen der 3G-Regel zu überwachen. Hierfür können in einem der beiden Portlets jeweils kundeneigene Felder eingebaut werden, welche das Datum des letzten Tests nachhalten. Selbstverständlich können auch entsprechende Löschroutinen eingebaut und ein Freigabeworkflow installiert werden. Letzter ist insbesondere für die Tests wichtig, da diese ggf. zwei- bis dreimal die Woche (PCR-Tests haben laut dem IfSG eine Gültigkeit von 48 Stunden) erneuert werden müssen.

Seit Oktober 2021 besteht zusätzlich die Möglichkeit über kundeneigene Konfigurationen auch die entsprechenden Nachweise für die Impfung durch QR-Codes oder den Upload eines Bildes des Zertifikats abzulegen. Diese Möglichkeit besteht sowohl über die Mobile App, wie auch über einen Desktop-Computer. Hier/Nachfolgend ein Screen aus der Mobile App:

Auch hier kann die Erstellung eines Genehmigungsprozesses eingerichtet werden.

Die oben dargestellte Möglichkeit besteht bislang ausschließlich für die Impfung und deren Nachweis, noch nicht für den Nachweis von negativen Tests. Hier müssten weitere kundeneigene Erweiterungen vorgenommen werden.

On-Premises – da muss noch was kommen

In der SAP HCM On-Premises-Variante existiert derzeit noch keine vollständige Lösung. Kundeneigene Anpassungen können derzeit beispielsweise über die Entwicklung eigener Infotypen oder auch über die Nutzung des Qualifikationsmanagements im Standard abgebildet werden. Problematisch bei der Nutzung des Qualifikationsmanagements ist die Ablage der entsprechenden Nachweise, die derzeit über die „Dienste zum Objekt“ oder über eine digitale Personalakte denkbar ist. Aber egal wie wir es drehen und wenden – elegant ist das nicht. Hier zeigt sich für uns sehr klar der Unterschied zwischen einer schnell wachsenden und flexiblen Cloud-Lösung und einer – leider – in dieser Hinsicht langsameren On-Premises-Lösung. Allerdings bin ich sicher, dass wir (und auch andere SAP-HCM-Beratungshäuser) sehr zeitnah Lösungen anbieten werden. Wann im Standard Lösungen zu erwarten sind vermag ich nach den Erfahrungen mit dem Infektionsschutzgesetz nicht zu prognostizieren.

Fragen - gerne

Wenn Sie Fragen zu Lösungsmöglichkeiten in SAP HCM haben oder mit uns über die dargestellten Varianten in SuccessFactors Employee Central reden möchten – lassen Sie uns gerne in Kontakt treten. Ich bin unter michael.kleine-beckel@team-con.de. Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen.

Haben Sie Fragen zu diesem Thema? Dann kontaktieren Sie mich gerne.

Michael Kleine-Beckel | HR-Experte | Michael.Kleine-Beckel@team-con.de
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